Even kort door de bocht, een accountant is niet verplicht. Maar eigenlijk zijn we dan nog niet klaar met het antwoord. Er zijn een paar situaties waarin je wel een accountant in moet zetten in je bedrijf, maar daar komen we straks nog wel op terug. Je moet je wel realiseren dat de Belastingdienst van jou vraagt dat je een goede administratie voert. Dat is ook in je eigen belang, want die heb je nodig voor het doen van BTW aangifte en voor je inkomstenbelasting. Daarnaast zorgt een goede administratie er voor dat je een goed overzicht hebt van je financiële situatie. Dat is essentieel als je wil weten hoe jouw bedrijf er eigenlijk voor staat. Kun je nog een extra investering doen? Staan jouw verwachte marges onder druk? Is er altijd genoeg geld in kas om alle rekeningen te betalen? Een paar vragen waar je simpel antwoord op kunt geven als je een goed inzicht hebt in jouw administratie.
Zijn er alternatieven? De eerste optie is om jouw administratie helemaal zelf op te pakken. Daarbij is de schoenendoos met bonnetjes wel een beetje uit de tijd geraakt, maar met een programma als Excel zou je een basis-administratie kunnen voeren. Dat is de goedkoopste optie als je geen geld uit wilt geven. Vaak is dat wel verkeerde zuinigheid, want een klein beetje investeren levert in dit geval een hoop winst op.
Boekhoudpakketten hoeven tegenwoordig niet veel meer te kosten en nemen je een heleboel werk uit handen. De meeste pakketten bieden tegenwoordig een online versie aan, waardoor je tegen een bepaald maandbedrag eenvoudig zelf je administratie bij kunt houden. Natuurlijk moet je pakket wel ingericht worden zodat het bij jouw bedrijf past, maar er zijn ook standaard indelingen waar de meeste ondernemers best mee uit de voeten kunnen. Dat kan voor jou voldoende zijn. Uit een boekhoudpakket rolt elk kwartaal ook de BTW aangifte en aan het einde van het jaar maakt het automatisch een vorm van een jaarrekening op.
Een volgende stap is het aansluiten bij een administratiekantoor. Vanaf deze stap ga je dingen uit handen geven aan een andere partij. De hoeveelheid werk die je uit handen geeft bepaalt ook wat je kwijt bent aan je administratie. Wil je dat het administratiekantoor alleen meekijkt in jouw boekhoudpakket, dan betaal je een stuk minder dan wanneer je alle bonnetjes en facturen bij hen over de schutting gooit. Hierbij is het belangrijk dat je goed in de gaten houdt wat jouw administratiekantoor jou kan bieden en wat jij daar uit kunt halen. Sommige administratiekantoren zijn er echt alleen voor het verwerken van de boekingen en het doen van de BTW aangifte en de inkomstenbelasting. Andere gaan een stap verder en denken met je mee over de manier waarop je dingen doet en wanneer bepaalde financiële stappen interessant zijn.
Het accountantskantoor is de volgende stap omhoog. Natuurlijk heb je in accountantskantoren ook wel gradaties, maar vaak is het vooral aan jou of je met een lokale, een regionale, een nationale of een internationale partij wilt werken. Dat keuze wordt vaak ook bepaald door jouw bedrijf en hoe jij te werk gaat. Als je exporteert en je zou in de toekomst ook een buitenlandse vestiging willen, dan kan samenwerken met een internationale partij zo maar handig zijn. Voor veel bedrijven is het ook vooral belangrijk wat er onder de streep staat bij de afrekening met het accountantskantoor. Kijk dan vooral in je eigen omgeving. De meeste accountantskantoren hebben meerdere specialisten in huis, waardoor ze goed op de hoogte zijn van de landelijke wetgeving. Dat is in je voordeel als ondernemer. Een goede accountant zal je altijd wijzen op mogelijkheden om kosten af te trekken en gebruik te maken van regelingen en soms zelfs subsidies. Dat is ook het punt waarop een accountant zichzelf snel terug kan verdienen.
Wanneer is een accountant nou wel verplicht? Eigenlijk alleen als je een groot bedrijf hebt. Je hebt dan tenminste een BV of een NV en je aan twee van de volgende drie criteria voldoet. De waarde van de activa in je bedrijf is groter dan € 4.400.000, je netto omzet is groter dan € 8.800.000 en als laatste criterium is het gemiddeld aantal werknemers groter dan vijftig. Dat zijn overigens cijfers waarbij wij je al lang aangeraden zouden hebben om met een accountant aan tafel te gaan, want die kunnen je dan echt wel veel opleveren.
Het is wel belangrijk om jezelf te realiseren dat een accountant echt niet van alles verstand heeft. Vanuit Profimdo horen wij regelmatig over accountants die ook advies geven over de marketing van producten, de praktische uitvoering van bedrijfsprocessen. Een goede accountant is geweldig in jouw financieel beheer. Op het moment dat het gaat over het aanvragen van een financiering, dan kan een accountant daar ook een goede rol in spelen. Maar de accountant is daarin geen specialist. Vanuit Profimdo gaan wij jou geen belastingadvies geven, daar heb je specialisten voor. We kunnen je wel helpen om een basisadministratie op te zetten, jouw bedrijfsprocessen door te lichten, je te helpen met marketing of het realiseren van die financiering voor de investering die jij wilt gaan doen. Daar kun je altijd eens vrijblijvend met ons over praten.