De zomer lonkt. Tijd voor ontspanning. Maar als ondernemer is dat vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Je bedrijf stopt tenslotte niet als jij je koffers pakt. Toch is vakantie nemen belangrijker dan je denkt. Juist door los te laten, laad je jezelf op – en geef je je bedrijf de kans om volwassen te draaien, ook als jij er even niet bent. Of je nu zzp’er bent of leidinggeeft aan een team: deze zomertips helpen je om met een gerust hart op vakantie te gaan.
1. Kies het juiste moment – voor jezelf én je klanten
Vakantie nemen mag dan in theorie op elk moment kunnen, in de praktijk is timing cruciaal. Kijk goed naar de seizoensdynamiek in jouw branche. Is het bij jouw klanten juist heel druk in de zomer? Dan wil je misschien liever wél bereikbaar zijn. Maar als jij in die drukke periode geen essentiële rol speelt, is het misschien juist hét moment om zelf te pauzeren. De rustige periode van jouw klanten kan voor jou juist hét moment zijn om jouw dienstverlening aan te bieden. Voor zzp’ers betekent dit: kijk niet alleen naar je eigen agenda, maar ook naar de agenda van je klant. Werk je met personeel? Zorg dan dat je de vakantieplanning van het team vroegtijdig op elkaar afstemt, zodat je niet allemaal tegelijk weg bent.
2. Zorg voor een financiële buffer
Niemand verdient geld terwijl hij op een luchtbed drijft – althans, niet zonder voorbereiding. Zet daarom ruim van tevoren een bedrag opzij voor je vakantie. Voor zzp’ers geldt: neem je vakantiegeld mee in je uurtarief. Denk vooruit, en vergeet ook de periode ná je vakantie niet – opdrachten starten vaak traag op. Ondernemers met personeel moeten er bovendien rekening mee houden dat vaste lasten gewoon doorlopen, ook als de omzet tijdelijk stagneert. Salarissen, belastingen en huur wachten niet.
3. Informeer je klanten ruim op tijd – en stel je out-of-office goed in
Laat je opdrachtgevers of klanten tijdig weten dat je op vakantie gaat. Een duidelijke out-of-office melding helpt om verwachtingen te managen. Voor zzp’ers is dit extra belangrijk, want jij bént het bedrijf. Je klanten hebben niemand anders om op terug te vallen. Een automatische mail én eventueel een telefoondienst zorgen dat klanten toch contact kunnen leggen. Heb je personeel? Dan kun je klanten actief doorverwijzen naar een teamlid of vaste contactpersoon. Zet dat ook in je afwezigheidsbericht.
4. Rond je lopende werk goed af – en neem marge in je planning
Plan je werkzaamheden zó dat je minimaal een week vóór je vakantie géén opleveringen meer hebt staan. Start in die week ook geen nieuwe projecten waarin jij essentieel bent. Krijg je toch nog een verzoek? Ga dan in gesprek met je klant over alternatieven. Heb je personeel? Dan kunnen projecten soms wel starten als alles vooraf is doorgesproken en jij niet nodig bent voor de uitvoering. Laat eerste oplevermomenten na je vakantie vallen.
5. Breng je administratie op orde vóór je vertrekt
Regel je boekhoudtaken ruim van tevoren. Denk aan het verzenden van facturen, controleren van betalingen, en klaarzetten van betaalopdrachten. Administratieve software helpt bij overzicht en automatisering. Zo kun je echt met een leeg hoofd vertrekken.
6. Automatiseer zoveel mogelijk processen
Laat techniek voor je werken terwijl jij loslaat. Denk aan automatische e-mails, geplande social media posts en klantreacties. Voor zzp’ers is dit ideaal om zichtbaar te blijven. Werkgevers kunnen extra denken aan chatbots of FAQ’s.
7. Regel een back-up of vervanger – en spreek een duidelijke procedure af
Voor zzp’ers: vraag iemand om je e-mail of telefoon te beheren en spreek duidelijke grenzen af. Wat is spoed? Hoe ben jij bereikbaar? Voor werkgevers: verdeel verantwoordelijkheden binnen het team en leg vast wie beslissingen mag nemen. Stel een procedure op voor noodgevallen waarin jij toch betrokken moet worden.
8. Maak afspraken met jezelf over bereikbaarheid
De grootste valkuil? Toch je mail checken. Spreek met jezelf af wanneer je bereikbaar bent – en wanneer niet. Voor zzp’ers: kies bijvoorbeeld een vast moment per dag. Voor ondernemers met personeel: geef het goede voorbeeld en zorg dat je team ook weet wanneer je loslaat.
9. Geniet – bewust – van je vrije tijd
Laat je laptop letterlijk thuis, en zet je werktelefoon uit. Gun jezelf échte ontspanning. Ben je thuis? Richt dan je omgeving in alsof je echt weg bent. Zo laad je op – en keer je met nieuwe energie terug.
10. Noteer je ingevingen, maar werk ze niet meteen uit – je beste ideeën ontstaan als je ontspant
Op vakantie krijg je vaak de beste ideeën – op het strand, onder de douche of fietsend door de bergen. Schrijf ze op, maar laat ze nog even rusten. Geef jezelf na je vakantie een paar dagen om ze te bekijken, beoordelen en uit te werken in je planning.
Klaar voor rust én een goed draaiend bedrijf?
Je hebt hard gewerkt dit jaar. Gun jezelf dus niet alleen een vakantie, maar ook de structuur in je bedrijf om die vakantie écht te kunnen nemen. Wil je weten wat er in jouw bedrijf nodig is om met een gerust hart op vakantie te gaan – dit jaar én de jaren erna? Neem dan contact op met Profimdo. We kunnen je met een eerste scan vaak al helpen om deze zomer nog meer ontspannen te vertrekken. Zodat jij de rust neemt die je verdient.
